各学院、部门、直属单位：

为进一步贯彻《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，提高我校档案管理科学化、规范化水平，使档案更好地服务学校教学、科研、管理、文化建设等各项工作，激励、表彰在档案工作中成绩突出的集体和个人，经研究决定开展档案工作先进集体和先进个人评选活动，现将有关事项通知如下：

一、评选范围

（一）档案工作先进集体

从学校各立卷归档单位中评选出档案工作先进集体。

（二）档案工作先进个人

从学校各立卷归档单位的兼职档案员中评选出档案工作先进个人。

二、评选条件

（一）档案工作先进集体评选条件

1.认真贯彻执行档案工作的各项法律法规，遵守学校档案工作各项规章制度，牢固树立依法治档观念，积极创造条件确保本部门档案工作顺利开展；

2．单位有明确的分管档案工作的负责人并重视档案工作，在完善档案工作体制机制，创新档案管理手段，发挥档案作用等方面取得突出成绩；

3．单位其他人员积极配合兼职档案员工作，确保完整、及时、准确、规范地将本单位工作中形成的各类应归档材料收集、整理、立卷、归档，案卷质量符合要求；

4.重视本部门档案管理队伍建设，兼职档案员队伍稳定，业务能力突出，兼职档案员工作交接时做好监督把关；

5. 在档案管理工作的其他方面做出突出成绩的。

（二）档案工作先进个人评选条件

1.认真学习、贯彻档案工作政策和法规，严格执行学校档案工作规章制度，爱岗敬业；

2.本人负责的本单位的各类档案材料（含电子文件）收集齐全，整理规范，归档及时，案卷质量符合要求；严格做好文件材料归档前的安全与保密工作，不泄密、不遗失；

3.积极参加档案业务培训及学校年鉴等档案编研工作，主动与学校档案管理部门沟通，较好地完成职责范围内的档案工作；

4.做好本单位档案材料收集阶段的分类、登记、编目、保管、利用等工作；

5. 在档案管理工作的其他方面做出突出成绩的。

三、评选和奖励办法

（一）单位及个人申报

拟申报单位和个人对照评选条件填写《南京医科大学档案工作先进集体申报表》（见附件1）和《南京医科大学档案工作先进个人申报表》（见附件2）。事迹材料要对照评选条件，重点突出、文字精炼。

（二）组织审核评选

档案馆、校史馆对申报材料进行资格审查，组织学校档案工作委员会成员及相关专家评审、集中评议，确定评选结果。

（三）表彰奖励

学校将根据有关规定对档案工作先进集体、先进个人进行表彰，颁发荣誉证书并给予奖励。

四、材料报送

所有申报材料经二级单位主要负责人签字、盖章后，由二级单位汇总并于2026年1月13日前报送。纸质材料报送至江宁校区德馨楼C108办公室，电子版材料以“先进申报+二级单位名称”为邮件主题发送至档案馆邮箱：dangan@njmu.edu.cn。

联系人：李茜倩，联系电话：86869095。

附件：1.南京医科大学档案工作先进集体申报表.docx

附件：2.南京医科大学档案工作先进个人申报表.docx

南京医科大学档案馆、校史馆

                                                           2026年1月5日